Gerar etiquetas de mala direta a partir das Planilhas Excel ou adotar um Sistema com Banco de Dados

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O COMUNICA Advocacia disponibiliza mão de obra especializada?

Sim. Se desejar, você poderá contar com nosso time de especialistas para otimizar suas ações de comunicação digital, nas tarefas de Carga, Transformação e Normatização de Dados, Geração de Listas de Envio, Envio dos E-mails e SMS, Impressão de Etiquetas de Mala Direta e Impressão de Dados Variáveis (formulários pré-impressos). Consulte os planos disponíveis.

Receberei treinamento após a contratação do COMUNICA Advocacia?

Sim, o treinamento completo para utilização de todas as funcionalidades do COMUNICA Advocacia dura apenas 90 minutos e é feito remotamente através da Internet (utilizamos o Google Meeting).

Quais são os padrões de normatização dos dados, disponibilizados pelo COMUNICA Advocacia ?

Nome – transformado para MAIÚSCULO, independentemente da origem dos dados
Gênero – transformado para código interno
E-mail – verificado e transformado para o formato adequado
Telefone – verificado e transformado para o formato adequado (separação do campo DDD e apenas com valores numéricos)
Qualificadores – inserção de códigos personalizados de qualificadores, definidos pelo próprio usuário da plataforma

Minha base de dados possui duplicidades. Mesmo assim, eu posso utilizá-la?

A duplicidade de registros na base de dados, dependendo da situação, pode ser aceitável ou não. Na prática, o próprio usuário deverá decidir se aceitará duplicidades ou se as rejeitará. Você poderá escolher qual informação será adotada para definir as duplicidades, por exemplo, o NOME, o E-mail ou o CPF

Como eu devo formatar a planilha que contém os meus dados?

O COMUNICA Advocacia não impõe nenhuma pré-condição de formatação da sua planilha de dados, uma vez que o diagnóstico, realizado após a carga inicial da sua planilha, identifica e sugere todas as possíveis transformações nos dados carregados. O usuário poderá escolher quais transformações serão adotadas, produzindo uma base de dados padronizada e versátil, permitindo assim a criação de listas de envio qualificadas.

Qual a complexidade na operação de criação das Listas de Envio? É uma tarefa simples ?

Quanto maior for a qualidade da sua base de dados, maior também será a possibilidade de gerar as listas de envio baseadas nos critérios de seleção dos dados. A operação em si é de baixa complexidade, bastando selecionar os critérios de seleção (atributos previamente carregados na base de dados), o comparativo (igual, diferente, maior, menor, intervalo etc) e o valor desejado para a seleção. Outro recurso poderoso é a combinação de 02 ou mais critérios de seleção, o que proporcionará a criação de uma lista de envios extremamente qualificada.

O envio de E-mails e SMS, e também a geração de etiquetas para mala direta, é feito pelo próprio usuário?

Sim, é o próprio usuário que comanda os disparos/envios de E-mails e SMS e também a geração dos arquivos para emissão de etiquetas de mala direta ou impressão de dados variáveis.

Os arquivos para emissão de etiquetas de mala direta já estarão prontos para impressão imediata?

Não. Os arquivos de dados, gerados a partir dos dados selecionados, possuem compatibilidade com o programa de impressão de etiquetas da marca PIMACO. Se você utilizar etiquetas dessa marca, bastará fazer o download do programa da PIMACO, escolher o tipo/código da etiqueta e fazer as impressões através do referido programa. A PIMACO oferece também uma versão on-line do aplicativo. Acesse o site e descubra como utilizar essa poderosa ferramenta (https://www.pimaco.com.br/APWeb/).

Quais são os valores e forma de contratação do COMUNICA Advocacia? Posso solicitar uma apresentação?

Você já sabe que utilizar o COMUNICA Advocacia, além de otimizar a sua comunicação digital, gera também economia (1ª dica do Menu Entenda). Antes de falarmos dos valores de investimento, gostaríamos de convidar você e sua equipe para uma apresentação detalhada da nossa plataforma, através do Google Meeting. Preencha o formulário do site e logo entraremos em contato.

5ª Dica – Adotar um SISTEMA com BANCO DE DADOS

Excel – gerar etiquetas de mala direta a partir de planilhas EXCEL é um procedimento comum, porém, não possui as mesmas facilidades de um sistema baseado em banco de dados, além de não oferecer nenhum controle das impressões realizadas.

Impressão Direta de Etiquetas – Disponível para etiquetas da marca PIMACO, código A4354 (22 etiquetas/página). Após selecionar essa opção, basta colocar as etiquetas na impressora e fazer a impressão direta. Se preferir, o usuário poderá salvar o arquivo no formato PDF, para posterior impressão.

Integração com o Software PIMACO – outra opção é a geração dos destinatários em arquivo texto, compatível com o software da PIMACO (pimaco.com.br). Uma vez gerado o arquivo, basta fazer o download, submetendo-o ao programa da PIMACO. Dessa forma, o usuário poderá optar por qualquer etiqueta disponível dessa marca.

Impressão de Dados Variáveis – Imprima diretamente em material pré-impresso (folders tamanho A4) os dados de envio pelo correio (destinatário e remetente). Nessa opção, a impressão é feita diretamente no computador do usuário, após o download de um programa específico, conectado localmente ao COMUNICA Advocacia.

Carga, Transformação e Normatização de Dados

Agilidade – o tempo é um dos bens mais valiosos. Não desperdice seu precioso tempo formatando e padronizando seus dados. O COMUNICA Advocacia faz esse árduo trabalho por você, com a rapidez, a qualidade e a segurança que você necessita e deseja.

Carga dos Dados – utilize qualquer planilha EXCEL, com qualquer quantidade de linhas, mesmo sem as formatações e normatizações adequadas. O COMUNICA Advocacia faz a carga imediata da sua planilha EXCEL, convertendo-a rapidamente em um poderoso e versátil banco de dados.

Diagnóstico dos Dados Inseridos – após a carga, o COMUNICA Advocacia faz um diagnóstico rápido e preciso de cada informação carregada, sugerindo as principais transformações que serão necessárias. Você poderá então decidir quais transformações deverão ser realizadas.

Transformações – após o diagnóstico, o COMUNICA Advocacia fará instantaneamente todas as transformações nos dados inseridos, gerando os ajustes e as padronizações indicadas, deixando tudo pronto para iniciar imediatamente a comunicação com seus advogados.

Geração de Listas de Envio

Banco de Dados – uma vez que você “aposentou” suas planilhas EXCEL, lembre-se de que seus dados “moram” agora em um Banco de Dados, pronto para receber consultas e seleções. A regra é simples, se a informação estiver inserida, ela também estará disponível para pesquisas.

Filtros de Seleção – você poderá definir quantos critérios de seleção desejar, utilizando qualquer atributo disponível no banco de dados, entre eles, Nome, Bairro, Cidade, Estado, Sexo, Idade, Profissão e também os Qualificadores Personalizados, criados por você mesmo.

Envio de E-mails e SMS / Etiquetas e Formulários

Envio de E-mails – utilize a Galeria de Modelos e crie rapidamente um e-mail personalizado, com o Nome do Advogado e Links Curtos para acesso ao site ou redes sociais. Controle o envio,  analisando as estatísticas de E-mails Visualizados e Links Clicados.

Envio de SMS – crie rapidamente mensagens personalizadas, com o Nome do Advogado e Links Curtos para acesso ao site da campanha ou redes sociais. Controle o envio, analisando as estatísticas de Mensagens Entregues/Lidas e Links Clicados, com o destinatário registrado.

Impressão de Etiquetas – imprima diretamente Etiquetas de Mala Direta no modelo padronizado (22 etiquetas/página). Se preferir, gere um arquivo texto para integração com o aplicativo da empresa PIMACO, escolhendo assim seu modelo de etiqueta desejado.

Impressão de Dados Variáveis – imprima diretamente em material pré-impresso (formato A4), as informações de postagem de correio, com os dados do destinatário e remetente, utilizando um programa específico do COMUNICA Advocacia, instalado localmente no seu computador.

1ª Dica - Investir em Tecnologia

Modelo Tradicional – avalie uma equipe de 05 pessoas, utilizando ferramentas tradicionais (Excel/Outlook), atualizando dados cadastrais e enviando e-mails. Além do elevado custo de manutenção, geram-se resultados muito reduzidos e sem nenhum controle operacional.

Modelo Inovador – um único operador, utilizando o COMUNICA Advocacia, produz o mesmo que a equipe de 05 pessoas, com resultados bem mais expressivos, trabalhando com melhor produtividade. Conte também com recursos e controles, e acompanhe online toda a operação.

Equipe de uma só pessoa – basta um único computador conectado à Internet, e você utiliza o COMUNICA Advocacia, de qualquer local, em qualquer horário ou dia da semana. O sistema operado em nuvem permite o controle gerencial compartilhado e 100% monitorado.

Mobilidade – através do APP Mobile, você acompanha o andamento das ações de comunicação digital, visualizando os envios já realizados, além de monitorar online a execução das Filas de Envio de E-mails e SMS. Disponível também relatórios e gráficos gerenciais estatísticos. 

2ª Dica - Adotar um Sistema com Banco de Dados

Excel – utilizá-lo na gestão de dados indiscutivelmente tem suas praticidades. Ele é fácil de usar, aceita a entrada de dados sem grandes exigências e também não requer grande conhecimento nas funcionalidades básicas. Porém, é inadequado para o trabalho em equipe, requerendo controles manuais adicionais.

Sistema com Banco de Dados – é a opção mais adequada para o trabalho em equipe, uma vez que a fonte de dados é única e centralizada. Possui regras rígidas na entrada de dados, oferece total segurança na armazenagem e pode ser utilizado simultaneamente por todos os operadores.

Valor Agregado – a qualidade da sua base de dados é ponto primordial para se obter ganhos expressivos na sua comunicação digital. As regras adotadas na entrada de dados, e também através dos qualificadores personalizados, permitem seleções e pesquisas mais refinadas, garantindo um melhor resultado nas suas ações de comunicação.

Seus dados “Juntos” e “Relacionados” – como sistema de informações de finalidade específica, o COMUNICA Advocacia oferece um banco de dados com todas as informações necessárias para o registro dos seus advogados e execução de ações de comunicação digital, tudo registrado e inter-relacionado.

3ª Dica – Adotar uma Ferramenta de Envio em Massa

OUTLOOK – é provavelmente a ferramenta mais utilizada no mundo. Mesmo com ferramentas similares, como Thunderbird, por exemplo, para o envio de e-mails em larga escala, programas instalados no computador do usuário são ineficazes e não garantem a produtividade e a segurança desejadas.

Mensagem Personalizada – Criar nova mensagem é tarefa ágil e fácil. Acesse a galeria de modelos e selecione um deles, ou crie seu modelo próprio, de forma rápida e intuitiva. Utilize também os links de acesso à conteúdos específicos (sites e redes sociais), para identificação dos destinatários que clicaram em cada link.

Preenchimento – com o modelo selecionado, basta preencher as informações (títulos, textos, links e imagens). Agora, seu e-mail está pronto para envio imediato, para todos os destinatários da sua lista. Você visualizará as quantidades exatas de e-mails enviados, e-mails devolvidos, e-mails abertos e links clicados e, em todos eles, com a identificação do destinatário da mensagem.

Envio Automatizado – com sua Lista de Envio montada e pronta, gerada a partir de uma seleção feita no banco de dados, você dispara o envio de e-mails com um único comando, e acompanha online como está o andamento da fila de envio, independentemente da quantidade de destinatários inseridos na lista. É também possível fazer um agendamento programado para o envio.

4ª Dica – Adotar uma FERRAMENTA de DISPARO EM LOTES

CELULAR – se fazer o envio de e-mails pelo OUTLOOK é tarefa improdutiva, o que dizer do envio de mensagens SMS utilizando apenas um aparelho celular? É impraticável ! Adotar uma ferramenta de envio de SMS em massa é a solução ideal para usar esse canal de comunicação de forma eficaz e inteligente.

Lista de Envio – Mesma base de informações empregada no envio de e-mails, que permite também o envio de mensagens SMS. O SMS, sistema de mensagens curtas (160 caracteres), é o meio digital de comunicação instantânea que produz os melhores e mais expressivos resultados, pois exige apenas um número válido de telefone celular.

Preenchimento – mais simples, impossível! Basta digitar a mensagem de texto desejada. Você poderá utilizar links “encurtados”, gerados pelo próprio COMUNICA Advocacia, para acesso à conteúdos específicos (sites e redes sociais), e também identificar o destinatário da mensagem.

Envio Automatizado – com sua Lista de Envio montada e pronta, gerada a partir de uma seleção feita no banco de dados, você dispara o envio de SMS com um único comando, e acompanha online como está o andamento da fila de envio, independentemente da quantidade de destinatários inseridos na lista. É também possível fazer um agendamento programado para o envio.

A qualidade da minha planilha, com os meus dados, é adequada para iniciar no COMUNICA Advocacia?

Sim, você pode iniciar imediatamente o processo de comunicação, independentemente da qualidade da sua base de dados (planilha EXCEL, por exemplo). A base de dados do COMUNICA Advocacia possui diversas regras de normatização (padronização dos dados inseridos). Mesmo que sua planilha não esteja padronizada, o processo de carga inicial dos dados já oferece uma poderosa ferramenta de diagnóstico, permitindo que os dados sejam transformados para adequação aos padrões de normatização propostos.